Неизвестные, но очень эффективны: 6 методик тайм-менеджмента

матрица Эйзенхауэра

Методика создал Дуайт Эйзенхауэр, тридцать четвёртый президент США. Суть в том, чтобы разделить все дела и задачи на несколько категорий и таким образом расставить приоритеты. Если ты овладеешь этой методике, то сможешь различать срочные дела, важные и нужны.

Нарисуй большой квадрат и разделения его на 4 части. Проведи две оси по вертикали и горизонтали, названия их «важность» и «срочность». Так ты получишь четыре группы дел:

Важные и срочные. То, что нужно сделать немедленно: например, написать реферат, который надо сдать завтра. В идеале этот квадрат должен оставаться пустым, чтобы в случае срочной работы ты имел на нее время.
Важные и несрочные. Именно эти дела принесут успех в будущем. Это фактически все существенное, что нужно выполнять ежедневно: домашнее задание, изучение иностранных языков, занятия спортом.

Неважные и срочные. Дела, упали как снег на голову, но не влияют на будущий успех. Тем не менее, их нужно выполнять. Например, это может быть уборка в комнате после упорных маминых просьб или ответ другу в социальных сетях.
Несрочные и неважные. Таких дел следует избегать — это пролистывания ленты в Facebook, просмотр смешных видео на YouTube, пустые телефонные разговоры. Они только пожирают время.

Формула 10-3-2-1-0

Популяризатор этой формулы — фитнес-тренер Крейг Баллантайн. Она поможет упорядочить день, вовремя избавиться вещей, которые замедляют выполнение задач, повысит производительность. Что же означают таинственные цифры 10, 3, 2, 1, 0?

10 — за 10:00 до сна не употребляй кофеина. Именно столько времени нужно, чтобы избавиться эффекта бодрости, который он дарит.
3 — по 3:00 до сна не употребляй пищи и алкоголя. Так ты лучше спать и избавишься изжоги.
0 — по 2:00 до сна — ни работы. Ты сделал все, что мог. Теперь дай себе отдохнуть, пусть мозг тоже начнет готовиться ко сну.
1 — по 1:00 до сна откажись от гаджетов. Свет экранов электронных устройств ухудшает сон. Пусть глаза и мозг расслабятся.
0 — не переводи свой будильник утром. Если ты взял его в руки, то проснулся. Начни день вовремя и успей больше.
рабочее место (2)

«Салями»

Представь, что за один вечер тебе нужно съесть целую колбасу салями. Невозможно? Но если отрезать по тоненькой ломтику и смаковать, пока смотришь сериал или читаешь книгу, то задача становится вполне реальным.

Так можно справиться и со сложными делами. Методика «Салями» поможет выделить детали в задачах и составить четкий план по отдельным маленьких шагов.

Когда делишь дело на отдельные задачи, позаботься о том, чтобы каждое из них имело конкретный результат.
Распределяй время на конкретные задачи и учитывай их зависимость друг от друга. Результаты определенной дела могут помочь выполнить другую: например, консультация с преподавателем позволит лучше написать подразделение курсовой.
Не упустите отдельные задачи, если они не нравятся или кажутся скучными. Соблюдай плана: только так эта методика будет результативной.

«Найденный время»

Популяризатор методики — тренер по производительности Джейсон Вомак. Суть в том, чтобы максимально использовать время, которое неожиданно появляется: например, когда ты стоишь в очереди или ждешь встречи.

Обычно в такие минуты мы не можем заниматься чем-то действительно важным. Но на то, чтобы выполнить мелкие текущие задачи, сил хватит.

Составь список из 15-20 мелких дел: почистить электронную почту, прочитать интересный текст, послушать подкаст.
Подготовь все необходимое для выполнения: загрузи текст или аудио на телефон, сохрани ссылку на ресурс.
Берись за выполнение дел, как только появится незапланированный свободное время.
Периодически дополняй список.
рабочее место

правило 1-3-5

Чтобы успевать больше и доводить дела до конца, откажись от мультитаскингу, то есть выполнение нескольких дел одновременно. Выбери 9 задач, которые обязательно закончишь течение дня. Если сложно, поможет правило 1-3-5.

1 — важнейшая задача. Оно требует максимальной концентрации и настойчивости. Его нельзя откладывать.
3 — второстепенные задачи. Они не столь срочные и важные как первое, но могут из него вытекать.
5 — текущие задачи. Те, которые нужно выполнять ежедневно. Обычно не требуют серьезной сосредоточенности.

«Швейцарский сыр»

Эту методику придумал специалист по тайм-менеджменту Алан Лакейн. Она идеально подходит для больших задач, когда трудно определить четкие шаги для их выполнения.

Представь, что задача — это швейцарский сыр. Но он без дырочек, поэтому ты должен их сделать. Этим можно заниматься в хаотической последовательности, поэтому сначала сделай легкий шаг: например, запиши идеи, которые возникают при мысли о деле.
По первым шагом обязательно идет второй. После того, как запишешь идеи, сможешь выбрать одну, которая и станет продолжением дела.
Каждый следующий шаг будет продолжением предыдущего. Чтобы не запутаться, стоит нарисовать свою задачу — можно и в форме сыра. Вписывай в рисунок уже выполнены шаги: да будут появляться идеи для следующих.